AC Congresos

AC Congresos es una empresa española privada e independiente que responde a un modelo empresarial basado en el compromiso compartido de un grupo de profesionales que aportan su dilatada y contrastada experiencia en el diseño e implantación de sistemas de Acreditación y Control de Visitantes.

Servicios

Control de asistencia(radiofrecuencia,codigo de barras,QR etc..), Acreditaciones,Software de congresos..

Contacto

Dirección: C/ Moraña 5 Local 5 28915 Leganés (Madrid)
Teléfono: 914048773
Email: info@accongresos.es

Experiencia

En nuestra actividad dentro del sector de la organización de congresos y eventos podemos destacar que nos avala la siguiente experiencia: Congresos Médicos,Eventos Tecnológicos, entre otros eventos relacionados con la salud.

Servicios

AC Control

El control de Accesos en puertas y salas de conferencias se realizara mediante sistemas de Código de Barras y/o de RFID (Sistema de radio frecuencia).

Según las necesidades del cliente, se configurará el acceso a las salas o en los diferentes horarios, permitiendo solo acceder a quien se ajuste a los parámetros predeterminados.

En los eventos se podrá restringir o no el acceso al recinto o salas, en función del perfil del asistente, utilizando el sistema de control de asistencia para evitar el acceso de los asistentes que cumplan este perfil, ya sea por motivos de seguridad o económicos.

El control de acceso nos permite conocer el número de vistas efectuadas o accesos a salas, los picos horarios de acceso y retirada de documentación.

El Sistema (RFID)

Mediante un sistema novedoso de alfombras limpio e invisible,( con el dejamos atrás lo aparatoso de los antiguos arcos de lectura) se realiza la lectura del dispositivo de RFID, el cual se encuentra pegado o incrustado en el distintivo, para ser usados alternativamente para distintos controles de asistencia y/o accesos.

La lectura automática del chip que se realiza de manera individual a cada uno de los congresistas a la entrada de las salas.

Las lecturas recogidas por las alfombras son almacenadas en el ordenador o dispositivo de lectura, la cual una vez extraída nos permitirá obtener la información de los accesos. Los datos obtenidos se recogen en una base de datos facilitando la obtención de todo tipo de estadísticas.

Las Herramientas

Hay varios tipos de lectores de códigos de barras para la recogida de datos, AC Congresos, utilizado dos tipos: el primero y mas común es el lector clásico, conectado a un ordenador, por lo cual se necesita un punto de luz, así como una mesa donde apoyar el dispositivo y un segundo, de mayor movilidad. Se trata de un aparato, de tamaño similar a un móvil, y de uso muy sencillo. Dispone de un lector láser que es el encargado de escanear el código de barras impreso en cada acreditación, recogiendo de esta manera los datos de cada asistente, que nos garantiza un 100% de fiabilidad en la información recogida.

Para el sistema de radio frecuencia, AC Congresos, utilizada un tipo de dispositivo totalmente innovador y vanguardista (Alfombra / datasheet), conectado a un ordenador, por lo cual se necesita un punto de luz. Los accesos disponen de una o más alfombras, que escanean hasta 20 chips/tag de forma simultanea, pegado en cada acreditación, recogiendo de esta manera los datos de cada asistente, lo cual nos permite una gran velocidad de lectura , por lo que desaparecerán las colas a la entrada de las salas.

El Control de Acceso

Con este sistema se realiza el control y restricción de la entrada a cada una de las diferentes sesiones de un evento en función de la categoría y tipología de los asistentes. Diferenciando y filtrando así el acceso a salas, dependiendo de la inscripción de asistente.

Así Funciona

En el control de acceso de asistentes es necesario lectores de código de barras o RFID, junto con el uso de ordenadores portátiles, en cuya lectura nos aportará toda la información de la inscripción de cada asistente; al ser leído por el sistema, nos muestra de manera automática e inmediata si un determinado asistente puede o no acceder a cada una de las salas. Esta información se muestra en la pantalla del portátil o LCD.

Para el buen funcionamiento del sistema es necesario montar una red wifi en el recinto. Gracias a esta red podremos transmitir toda la información actualizada de cada asistente (cambios de última hora, nuevas inscripciones, ...) a los ordenadores portátiles y conocer en tiempo real, datos estadísticos de acceso, quién ha llegado ya, qué tipos de asistentes están dentro de nuestro recinto, etc.

En la celebración de una comida o cena de Inauguración o Clausura, nos permitirá, mediante los datos recogidos en los ordenadores, conocer en tiempo real el número de asistentes que ya han llegado a nuestro evento, estado de ocupación de las mesas, y situación de los asistentes en estas.

Tanto el Control de Presencia como el Control de Acceso en un evento nos permite:

  • Conocer el número general de asistentes al evento.
  • Conocer el número de asistentes a cada una de las diferentes sesiones y conferencias.
  • Conocer el tiempo promedio de permanencia en cada una de las salas.
  • Emisión de certificados de asistencia.

Software Congresos

Con el servicio AC Acreditaciones se pone a disposición de los organizadores un completo software de gestión de congresos, el cual le permitirá el control riguroso del congreso en todas sus parcelas.

El aplicativo le permitirá obtener diferentes listados que le serán de gran ayuda a la hora de analizar el congreso, durante este y al finalizarlo.



AC Acreditación

En el lugar del Evento AC Acreditación, con un numero a determinar de puntos de Acreditación con una interfaz amigable, intuitiva, permite que la identificación, registro y emisión de acreditaciones sea rápido y objetivo.

Diseñamos y personalizamos en el lugar del evento o entregamos las acreditaciones ya impresas, respetando la imagen del evento, con las distintas tipologías de asistentes (CONGRESISTA, PONENTE, MODERADOR, STAFF…) y adaptándolo a cualquier tipo de control de de asistencia (Código de Barras o/y Radio Frecuencia).

AC Diplomas y Créditos

En los Congresos los asistentes que necesiten la certificación de asistencia, se realizarán de forma inmediata, así como los certificados correspondientes: Asistencia, Ponencia, Comunicación, etc.

Para ello se coloca un número determinado de equipos con su correspondiente impresora y un lector de códigos de barra, de forma que el congresista procede a leer su acreditación y de forma automática se imprime su correspondiente certificado de asistencia.

Como Funciona

Para obtener su certificado /diploma tan sólo deberá acercar su acreditación al lector de código de barras y una vez leído el código de barras aparece una pantalla con los datos personales del asistente en la que podrá comprobar si son correctos. En el caso de que sí lo sean podrá imprimir su diploma / certificado simplemente haciendo click en el botón OK.

Asistencia

Ponencia

Comunicación

Moderadores

Diplomas

Créditos

Certificados de Créditos

En algunos países ya es obligatoria la obtención de créditos estipulados al año en el ámbito de las profesiones sanitarias.

Los créditos de formación continuada presentan cada vez más una faceta esencial para la atracción de participantes a los congresos.

Certificados de Créditos

En algunos países ya es obligatoria la obtención de créditos estipulados al año en el ámbito de las profesiones sanitarias.

Los créditos de formación continuada presentan cada vez más una faceta esencial para la atracción de participantes a los congresos.



AC Certificados

Los de asistencia, de créditos, de Comunicación de póster y Oral ... en los congresos se realizan un gran número certificados, nosotros los diseñamos, imprimimos, personalizamos y entregamos en el evento. Pero también lo ponemos más fácil y ecológico (siempre se imprime de más con el correspondiente gasto de papel.)

Con AC Certificados y el compromiso con el medio ambiente, podemos agilizar estos procesos. Conectándose a una dirección Web habilitada para cada evento, el asistente, mediante el acceso a través de una serie de datos solicitados (núm. de inscripción, apellidos, ...) puede acceder y descargarse sus certificados en formato PDF, forma limpia y ecológica.

Una vez finalizado el evento se pondrá a la disposición de los congresistas que cumplan los requisitos de asistencia, el certificado de créditos.



AC Inscripciones

Mediante el formulario de inscripción se realiza recogida de datos, lo que permite confirmar la inscripción de forma inmediata a la dirección de correo del solicitante, así como los datos necesarios para personalizar las necesidades de cada uno de los asistentes:

  • Viajes
  • Alojamiento
  • Traslados
  • Necesidades personales
  • También se puede confeccionar una Agenda del Acreditado así como la emisión y envió de su acreditación.

Módulo de Inscripciones

  • Permite la inscripción On-line de los asistentes al congreso contemplando diferentes medios de pago (on-line, transferencia, etc.)
  • Unión con el módulo de Comunicaciones para actualización automática del estado de las inscripciones de los ponentes
  • Posibilidad de gestión de alojamiento y reserva on-line en base a la disponibilidad
  • Back-office para el alta de alojamientos, información de precios, disponibilidades, etc.
  • Listado y exportación a Excel de toda la información

AC Comunicaciones

En un congreso la gestión de comunicaciones es una de las tareas en la que intervienen más personas, siendo muy importante que la función de cada uno de los participantes, sea clara en este proceso. Cada uno de los participantes tienes acceso a los datos que necesita para realizar sus funciones. Son autores, comités evaluadores, organizador, secretaría… todos tienen un papel en la gestión de comunicaciones y nuestra misión ha sido facilitarles el trabajo y acercar virtualmente a los que se encuentran lejos.

Ventajas

  • Gran flexibilidad de configuración
  • El Director del Comité Científico puede variar en todo momento los parámetros específicos de cada congreso y personalizarlos según las necesidades del Congreso

Interfaz muy intuitivo

  • Interfaz de fácil manejo para todos los perfiles, sin necesidad de formación previa.
  • Agilidad en las comunicaciones
  • La herramienta permite ir informando puntual y automáticamente del estado de las revisiones de los abstracts a todos los implicados (comité, revisor, autor).
  • Facilidad de comunicación con otros módulos o procesos externos mediante la exportación a Excel de toda la información recogida en el sistema.

La plataforma gestiona toda la vida de la revisión de un abstract, contemplando las siguientes fases:

  • Envío , Revisión y Evaluación de Resúmenes.
  • Envío , Revisión y Evaluación de Artículo
  • completo de los resúmenes aceptados.
  • Envíos consecutivos, revisiones y evaluaciones de modificaciones.
  • Evaluación del artículo definitivo y de su exposición en caso de realizarse.

Programa Científico Jurado

  • Posibilidad de definir sesiones, salas y mesas para la exposición de las ponencias.
  • Asignación de las ponencias a cada una de las mesas
  • Exportación a Excel para la generación de la documentación necesaria
  • Calificación de las ponencias por el jurado.


AC Website

La creación de la página Web de su congreso es una inversión imprescindible, es un medio rápido, económico y eficaz. Para dar más valor a un sitio Web dispone los distintos apartados donde los congresistas se podrán informar las noticias relacionadas con el evento, Programa Científico, Ponentes relevantes en especialidad, Sede, así como los formularios necesarios para la recogida de datos.


AC Modular

Durante toda nuestra dilatada trayectoria, hemos ido realizado, distintos módulos, que nos permitirán realizar distintas tareas dentro de un Evento.

Seating

En la celebración de una comida o cena de Inauguración o Clausura, nos permitirá, mediante el código de barras y una pequeña aplicación de reserva de asientos y con los datos recogidos en los ordenadores, conocer el número de asistentes que ya han llegado a nuestro comida /cena y el estado de ocupación de las mesas, y situación de los asistentes en estas.

Servicios a Expositores

Ofrezca un valor añadido a los expositores de sus congresos, mediante este servio de registro automatizado de visitas a los stands, mediante la lectura de las acreditaciones.

Mediante el modulo de gestión de visitas, instalado en un pequeño ordenador, le permitirá disponer de una base de datos estructurada y personalizada de los clientes con los que a tenido contacto, durante el evento, evitando perdidas de tiempo en la transcripción de datos del visitante, puesto que ya disponemos de sus datos recogidos anteriormente en su inscripción en el Evento.

Pudiendo personalizar los formularios, de los distintos Expositores, si previamente son solicitados por estos.

Podemos ofrecer este servicio como valor añadido junto con la contratación del stand o de forma independiente.

Entrega de Regalos o Material específico

Para evitar entrar más de una vez una bolsa de congreso, regalo o material especifico, mediante el modulo de control de entregas y con la simple lectura de las acreditaciones., podemos controlar la entrega.

Store

Ponemos a su disposición todo el material necesario para su congreso. Cordones y Cintas.

A su disposición ofrecemos la más variada gama de cordones, cintas y accesorios metálicos Fundas Identificadores.

Una gran variedad de fundas tanto flexibles como rígidas tanto en horizontal como en vertical. Complementos de Sujeción y Yo Yos

CONTACTO
AVISO LEGAL
AC CONGRESOS